Jak je poprawnie organizować?
Mimo obecnie panujących obostrzeń w związku z pandemią COVID-19, nadal funkcjonuje obowiązek przeprowadzenia rocznych zebrań wspólnoty mieszkaniowej (zgodnie z ustawą o własności lokali). Jednak w trosce o bezpieczeństwo i stan zdrowia właścicieli lokali, Resideo wprowadza w tym roku nowoczesny model zebrań online.
Roczne zebranie wspólnot mieszkaniowych zwoływane jest przez zarząd lub zarządcę nieruchomości wspólnej. Właśnie wtedy przyjmuje się plan gospodarczy – zbiór wszelkich remontów i inwestycji planowanych w najbliższym czasie. W trakcie zebrań głosuje się nad oficjalnym przyjęciem lub odrzuceniem uchwał, jednak aby mogły wejść w życie, wymagane jest spełnienie pewnych formalnych warunków. Dotychczasowo wymogiem tym było osobiste (tj. stacjonarne) przeprowadzenie zebrania, co w obecnej sytuacji może okazać się niebezpieczne dla uczestników spotkania ze względu na panującą pandemię koronawirusa.
Aktualnie wprowadzone przez rząd zasady bezpieczeństwa zabraniają gromadzenia się dużej liczby osób w jednym miejscu, przez co tradycyjne zebrania mogą się odbyć tylko w bardzo ograniczonym gronie.
Restrykcje te wykluczają znaczną część właścicieli nieruchomości z życia wspólnoty i sprawiają, że nie mogą oni bezpośrednio brać udziału w dyskusji na tematy, które są dla nich niezwykle ważne. Ten problem był już poruszany w 2020 r. – wtedy rząd zadecydował o przesunięciu wymaganych terminów zebrań.
W poprzednim roku rząd w związku z przyjęciem nowych restrykcji podjął decyzję o przedłużeniu wymaganych terminów zebrań do 6 tygodni od ustania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego. Zwyczajowo termin zebrania wspólnoty mieszkaniowej powinien przypadać nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku, jednak jego wydłużenie wynikające z ustawy z dnia 31 marca 2020 (Dz.U. 2020 poz. 568) zapewnia możliwość jego odłożenia w czasie.
Opisane odroczenie ostatecznego terminu zebrań nie rozwiązuje jednak problemów właścicieli, którzy przez czas pandemii pozbawieni są możliwości bezpośredniej dyskusji na tematy bliskie wspólnocie. Wychodząc naprzeciw potrzebom naszych klientów, wdrożyliśmy rozwiązanie, które spełnia oficjalne wymogi zebrania wspólnoty mieszkaniowej i jest jednocześnie łatwo dostępne dla wszystkich zainteresowanych.
W związku z powyższym, mając także na uwadze zdrowie i bezpieczeństwo mieszkańców, Resideo wychodząc naprzeciw państwa potrzebom, wprowadza spotkania w formie zdalnej. Zebrania wspólnot mieszkaniowych będą odbywały się online, za pośrednictwem platformy BigBlueButton, a o terminach i ewentualnych zmianach informować będziemy na bieżąco. Wierzymy, że rozwiązanie to umożliwi płynną i komfortową komunikację z mieszkańcami pomimo obecnie panujące sytuacji.
Formuła spotkania jest zgodna z rekomendacją Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii. Część uczestników (których liczba zależy od wprowadzonych ograniczeń) osobiście bierze udział w zebraniu, natomiast reszta łączy się zdalnie – właśnie za pomocą platform do komunikacji audio-wideo. Jednocześnie uczestnicy mogą przeprowadzić głosowania za pomocą poczty elektronicznej lub platformy do obsługi nieruchomości w tzw. trybie indywidualnym.
Aktualnie prowadzone przez Resideo spotkania odbywają się analogicznie do rekomendacji. Spotkania z właścicielami realizowane są wyłącznie on-line, natomiast zarządcy mają możliwość spotkania z reprezentacjami wspólnot mieszkaniowych również przed samym spotkaniem. Przyjęte przez Resideo rozwiązania umożliwiają zatem właścicielom aktywny udział w zebraniach wspólnoty z zachowaniem obecnie panujących zasad bezpieczeństwa i dystansu społecznego poprzez wykorzystanie nowoczesnych platform komunikacji.
Dziękujemy za zaufanie!
